Compliance
Für MOIA bedeutet Compliance die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, unternehmensinterner Richtlinien, ethischer Grundsätze und eigener Grundwerte. Dies dient dem Schutz des Unternehmens selbst sowie dem Schutz der Mitarbeitenden.
Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist die Integrität und Compliance eines jeden Mitarbeitenden essenziell. Für uns als Unternehmen und für die Mitarbeitenden stellt es ein Selbstverständnis dar, sich regelkonform zu verhalten.
Unsere Wertvorstellungen haben wir in Form von sieben Konzerngrundsätzen festgelegt, welche unser Handeln leiten sollen.
Diese sieben Grundsätze beinhalten die folgenden Aspekte:
Um dieses Selbstverständnis zu verankern, wurden die Verhaltensgrundsätze – der sog. Code of Coduct – verfasst. Dieser bildet die Leitlinie für ein ethisch korrektes und rechtssicheres Verhalten der Mitarbeitenden und hilft diesen, in schwierigen Situationen Antworten zu finden.
Er beinhaltet außerdem die Verantwortung von MOIA als Mitglied der Gesellschaft, als Geschäftspartner und am Arbeitsplatz.
Den Code of Conduct finden Sie unter dem nachfolgend aufgeführten Link.
Bei Anhaltspunkten zu Regelverstößen haben die Mitarbeitenden, aber auch Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte die Möglichkeit, das Hinweisgebersystem zu kontaktieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem nachfolgenden Link.
Bei Fragen zu Compliance oder Integrität stehen Ihnen die folgenden Ansprechpartner zur Verfügung:
- Helena Schimkat – helena.schimkat@moia.io
- Hatice Berfin Erdogan – berfin.erdogan@moia.io
Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei MOIA oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten von unseren eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Mitarbeiter*innen, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.
Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen bei MOIA beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Qualifizierte und erfahrenen Mitarbeitende des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentielle Schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office Ihren Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere vom Hinweisgeber. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Schweren Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Nach deren Abschluss bewertet das Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungs-Empfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Mehr Informationen über den Verfahrensablauf und die Volkswagen Verfahrensordnung finden Sie hier.
* Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.
Sie haben ein Anliegen oder möchten Feedback äußern?
Bitte wenden Sie sich bei Fragen, Feedback oder Beschwerden an info@moia.io.
Wir bitten um Ihr Verständnis dafür, dass das Hinweisgebersystem bedauerlicherweise keine Kundenanliegen annehmen, bearbeiten und insbesondere nicht weiterleiten kann.
Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten oder Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner in unserer Lieferkette zu melden, und die eine schnelle Überprüfung und – falls notwendig – eine Reaktion unseres Unternehmens erfordern.
Online Meldekanal
Sie haben die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform BKMS in unterschiedlichen Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt. Sollte Ihre bevorzugte Sprache nicht aufgelistet sein, ist eine Meldung auch in jeder anderen Sprache möglich. Zudem können Sie das Aufklärungs-Office auch in allen Sprachen per E-Mail oder Post kontaktieren.
Ombudsleute
MOIA hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden. Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Information unter dem folgenden Link:
Ombudsmen of Volkswagen (ombudsmen-of-volkswagen.com)
Sie erreichen das Aufklärungs-Office von MOIA per E-Mail über die folgende Adresse: io@volkswagen.de
Zentrale Aufklärungs-Office
Postanschrift
Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
38436 Wolfsburg Deutschland
Persönlich
Bitte vereinbaren sie Termine vorab über
io@volkswagen.de
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen einen lokalen Ansprechpartner?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge hinsichtlich des Hinweisgebersystems können Sie ebenfalls an das zuständige Aufklärungs-Office richten.
Darüber hinaus können Sie sich bei allen Angelegenheiten rund um das Hinweisgebersystem gern an unseren Compliance Officer wenden, per E-Mail unter helena.schimkat@moia.io.
Externer Meldekanal für Deutschland
Folgende von der deutschen Regierung ernannte Behörde nimmt als externer Meldekanal ebenfalls Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten entgegen: BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)