Compliance
Für MOIA bedeutet Compliance die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, unternehmensinterner Richtlinien, ethischer Grundsätze und eigener Grundwerte. Dies dient dem Schutz des Unternehmens selbst sowie dem Schutz der Mitarbeitenden.
Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist die Integrität und Compliance eines jeden Mitarbeitenden essenziell. Für uns als Unternehmen und für die Mitarbeitenden stellt es ein Selbstverständnis dar, sich regelkonform zu verhalten.
Unsere Wertvorstellungen haben wir in Form von sieben Konzerngrundsätzen festgelegt, welche unser Handeln leiten sollen.
Diese sieben Grundsätze beinhalten die folgenden Aspekte:
Um dieses Selbstverständnis zu verankern, wurden die Verhaltensgrundsätze – der sog. Code of Coduct – verfasst. Dieser bildet die Leitlinie für ein ethisch korrektes und rechtssicheres Verhalten der Mitarbeitenden und hilft diesen, in schwierigen Situationen Antworten zu finden.
Er beinhaltet außerdem die Verantwortung von MOIA als Mitglied der Gesellschaft, als Geschäftspartner und am Arbeitsplatz.
Den Code of Conduct finden Sie unter dem nachfolgend aufgeführten Link.
Bei Anhaltspunkten zu Regelverstößen haben die Mitarbeitenden, aber auch Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte die Möglichkeit, das Hinweisgebersystem zu kontaktieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem nachfolgenden Link.
Bei Fragen zu Compliance oder Integrität stehen Ihnen die folgenden Ansprechpartner zur Verfügung:
- Helena Schimkat – helena.schimkat@moia.io
- Hatice Berfin Erdogan – berfin.erdogan@moia.io
Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei MOIA oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten von unseren eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreibt das Zentrale Aufklärungs-Office ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.
Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen bei MOIA beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Qualifizierte und erfahrenen Mitarbeitende des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potenzielle Schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeber*innen. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgeber*innen unverzüglich mitgeteilt.
Potenzielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden Sie hier.
Welche Art von Meldung möchten Sie abgeben?
Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundenservice
Bitte wenden Sie sich bei Fragen, Feedback oder Beschwerden an info@moia.io.
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesbezügliche Anliegen nicht weiterleiten und aus Zuständigkeitsgründen auch nicht tätig werden können.
Eine Verdachtsmeldung zu potenziellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten von MOIA, Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner oder menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verstöße in unserer Lieferkette zu melden.
Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.
Das Zentrale Aufklärungs-Office von MOIA kann per E-Mail über die folgende Adresse erreicht werden: io@volkswagen.de
Bei Kundenbeschwerden wenden Sie sich bitte an die unter „Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundenservice“ aufgeführten Kanäle.
Zentrale Aufklärungs-Office
Postanschrift:
Volkswagen AG, Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg, Deutschland
Persönlich:
Bitte vereinbaren sie Termine vorab über
io@volkswagen.de
Ombudsleute
MOIA hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden. Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Information unter dem folgenden Link:
Ombudsmen of Volkswagen (ombudsmen-of-volkswagen.com)
Online-Meldekanal
Es besteht die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform in mehr als 65 Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt und bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben.
Sie können den Online-Meldekanal über den folgenden Link aufrufen:
https://goto.speakup.report/moia
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie Hinweise online, per App oder über Telefon angeben können, finden Sie hier.
Telefon
Sie können uns 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche eine telefonische Nachricht hinterlassen. Nach der Eingabe der Telefonnummer (die für das Land gilt, in dem Sie sich befinden) werden Sie aufgefordert, den dazugehörigen Organisationscode einzugeben. Dann können Sie Ihre Meldung als Sprachnachricht abgeben. Das Aufklärungs-Office erhält davon lediglich eine Abschrift. Wählen Sie sich wieder ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams zu hören.
Wählen Sie eine Telefonnummer aus dieser Liste für Ihr Land oder Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode 122281 bereit.
SpeakUp App
Sie können auch die App „SpeakUp - Listen for a change“ von People Intouch herunterladen (nur für private Geräte), um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen. Über diese App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht (auch anonym) hinterlassen. Sie benötigen den Organisationscode 122281. Loggen Sie sich wieder ein, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten. Um die App herunterzuladen, können Sie auch den QR-Code scannen:
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen Ansprechpartner?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das zuständige Aufklärungs-Office gerichtet werden.
Darüber hinaus kann unser lokaler Compliance Officer in allen Angelegenheiten des Hinweisgebersystems auch über helena.schimkat@moia.io angesprochen werden.
Externer Meldekanal für Deutschland
Folgende von der deutschen Regierung ernannte Behörde nimmt als externer Meldekanal ebenfalls Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten entgegen: BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)